Télétravail : quelles obligations pour l’employeur ?

Un développement important du télétravail

C’est une évolution majeure de nos habitudes de travail, qui s’est dessinée à l’occasion de la pandémie de Covid-19. Le travail à domicile a connu un développement particulièrement marqué au début des années 2020. D’abord contraint, lors des phases de confinement, il s’est imposé par la suite dans les agendas de salariés français favorables à une telle évolution. 3 % des actifs étaient en télétravail régulier (au moins un jour par semaine) en 2017, selon une étude de l’Institut Montaigne. Cinq ans plus tard, en 2022, ce chiffre atteignait 33 %.

Porté par la dynamique du « flex work » ou « travail flexible », l’essor du télétravail ne signifie pas pour autant la fin du travail en présentiel. Les décideurs ont perçu ces dernières années combien les « brainstorming », les échanges informels devant la machine à café avaient, eux aussi, leur importance pour la bonne marche de leur entreprise. Gage de performance, la présence physique est apparue nécessaire au maintien d’un liant entre collaborateurs, permettant au collectif de travail d’exister. Beaucoup d’entreprises souhaitent donc aujourd’hui privilégier un rapport équilibré entre présentiel et distanciel – avec, fréquemment, deux jours de télétravail accordés par semaine.

Quelles conditions sont nécessaires pour télétravailler ?

Quand un salarié peut-il avoir recours au télétravail ?

« En théorie, le télétravail s’applique à toutes les catégories professionnelles », indique le ministère de l’Economie, des finances et de l’industrie. Le code du travail ne fixe ainsi aucun critère pour déterminer la possibilité de mettre en œuvre le télétravail. Dans les faits toutefois, tous les métiers ne peuvent être exercés à distance. Les aides à domicile, les infirmiers ou les ouvriers sur les lignes de production ne peuvent par exemple réaliser leurs tâches qu’en présentiel.

Au sein d’une même entreprise, certains collaborateurs travailleront donc en permanence dans les locaux quand d’autres resteront plusieurs jours par semaine à leur domicile. Dans une société spécialisée dans la confection de pièces détachées pour l’industrie aéronautique par exemple, les fonctions support (ressources humaines, communication, finances…) pourront télétravailler alors que les ouvriers devront se rendre tous les jours dans l’usine. « Les employeurs peuvent décider de mettre en place le télétravail uniquement pour certaines catégories de personnels », poursuit le ministère de l’Economie, des finances et de l’industrie, qui précise que le travail à distance n’est « pas un droit ». Attention toutefois, si vous êtes dans ce cas : tout refus d’accorder le télétravail à un employé doit être motivé.

Quelles procédures suivre pour mettre en place le télétravail ?

Bonne nouvelle : la mise en place du télétravail a été considérablement simplifiée depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le renforcement du dialogue social. Il n’est désormais plus nécessaire de modifier le contrat de travail pour qu’un salarié puisse télétravailler. Trois possibilités s’offrent à vous si vous souhaitez proposer à vos salariés de travailler en distantiel :

• Par un simple accord entre l’employeur et le salarié. Tous les moyens de communication (accord oral, mail, courrier…) sont acceptés pour formaliser ensemble cet accord.
• Par un accord collectif
• Par une charte élaborée par l’employeur, après avis du comité social et économique (CSE) de l’entreprise

Comment les horaires de travail sont-ils définis ?

Vous avez décidé de formaliser l’organisation du télétravail dans votre entreprise par le biais d’un accord collectif ou d’une charte ? Vous devez alors mentionner dans ce document différents points (condition de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail, modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail…). Vous avez également l’obligation de donner des précisions concernant les horaires de travail. Un sujet sensible pour les travailleurs en distantiel, la séparation entre vie personnelle et vie professionnelle étant parfois plus difficile à établir.

Doivent ainsi être mentionnées dans la charte ou l’accord les « plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail », précise le ministère de l’Economie, des finances et de l’industrie. De même, le document doit indiquer « les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ».

Afin d’assurer un suivi des conditions de travail du salarié en distantiel, vous avez par ailleurs l’obligation d’organiser avec lui un entretien annuel. Ses conditions d’activité et sa charge de travail devront notamment être évoquées.

Frais liés au télétravail : quelles obligations pour l’employeur ?

Le ministère de l’Economie, des finances et de l’industrie le rappelle : « L’employeur doit prendre en charge les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail ». Cela comprend bien évidemment les dépenses occasionnées par l’exercice du télétravail.

Le matériel dont le salarié a besoin pour accomplir ses missions (ordinateur, téléphone…) est, le plus souvent, acheté et fourni directement par l’entreprise. Qu’en est-il en revanche des dépenses engagées chaque mois par le télétravailleur à son domicile (électricité, chauffage, connexion internet…) ? Deux possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez tout d’abord rembourser les frais réels (sur présentation de facture). C’est une option rarement retenue, la distinction entre les consommations personnelles et professionnelles étant difficile à établir.

Un forfait sera donc la plupart du temps mis en place. L’Urssaf précise que, pour être exonéré de charges sociales, son montant doit être au maximum de 2,70 € par jour de télétravail (dans la limite de 59,40 € par mois) ou 10,70 € par mois et par jour de télétravail par semaine, lorsque les indemnités ne sont pas prévues par un accord collectif. Si elles ont été définies par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, leur montant exonéré est au maximum de 3,25 € par jour (dans la limite de 71,50 € par mois) ou 13 € par mois et par jour de télétravail par semaine.