Partager
©Magamo
Vous effectuez régulièrement des déplacements professionnels ? Voici comment justifier vos frais (hôtel, restaurants, carburant…) et vous faire rembourser par votre employeur.
La règle générale. Vous devez fournir à votre employeur une facture ou un reçu sur lequel on pourra discerner plusieurs mentions obligatoires : le détail des biens ou prestations, l’identification des différentes parties, la date, le total HT et le montant de la TVA et son pourcentage.
Le document peut être au format papier ou électronique (à imprimer toutefois si l’entreprise ne dispose pas d’une plateforme de gestion).
Les frais d’hébergement. Vous avez séjourné à l’hôtel lors d’un déplacement professionnel ? Demandez une facture détaillée des différentes prestations. Elle permettra de distinguer les frais de restauration (petit-déjeuner…) sur lesquels la TVA est récupérable (à la différence des frais d’hébergement).
A noter : les factures doivent être libellées au nom de l’entreprise.
Les frais de restauration. Une distinction doit être faite entre les repas pris seuls et ceux où vous invitez des relations professionnelles (clients, partenaires…). Dans le second cas, pensez à préciser sur votre note de frais le nom des personnes présentes, leur fonction et leur société.
Les frais de déplacement. Un cas particulier existe : les déplacements professionnels réalisés avec votre voiture personnelle. Vous pouvez alors bénéficier de l’indemnité de frais kilométriques. Deux cas de figure sont alors possibles :
- si votre entreprise possède une application de géolocalisation, ces frais seront calculés automatiquement.
- en cas contraire, vous devez reconstituer les différentes étapes de votre trajet en précisant le motif du déplacement, les lieux où vous vous êtes rendus, les personnes visitées, le kilométrage réalisé. Vous devez également préciser la puissance fiscale du véhicule.
Repas : le plafond des 150 €. Vos frais de restauration sont inférieurs à 150 € ? Un simple ticket de caisse pourra faire office de justificatif. Veillez toutefois qu’il précise bien le montant de la TVA. De même, un reçu papier est suffisant pour justifier vos dépenses si vous vous êtes rendus dans un commerce (boulangerie, supermarché…).
Le justificatif de paiement par carte bancaire. Le document édité par le terminal lors du paiement peut être accepté par certaines entreprises. Renseignez-vous auprès de votre employeur. Attention toutefois : il ne fournit pas toujours suffisamment d’informations pour être prise en compte.
La conservation des justificatifs. Une fois les documents remis à l’entreprise, celle-ci procédera au remboursement des frais engagés. Elle conservera alors les justificatifs 10 ans, ceux-ci étant considérés comme des pièces comptable (article L 123-22 du code du commerce).
