Sur quels frais de déplacement puis-je récupérer la TVA ?

En quoi consiste la déduction de la TVA ?

Péage d’une autoroute, nuit d’hôtel, repas au restaurant… Vos salariés comme vous-mêmes pouvez engager des frais lors de déplacements professionnels. Bonne nouvelle : vous avez la possibilité, sur certaines de ces dépenses, de déduire la TVA, afin de réduire les charges de votre entreprise.

Le principe de cette récupération de TVA  (dont le taux normal est de 20 %, les taux de réduits de 10 % ou 5,5 %) est très simple. Les entreprises soumises à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal) doivent facturer cette taxe à leurs clients puis la reverser à l’État français. Mais dans le même temps, ces sociétés peuvent également déduire la TVA qu’elles payent sur leurs achats professionnels. « Autrement dit, [vous pouvez] demander le remboursement de la TVA déductible que [vous avez] payée à l’État », précisent les pouvoirs publics.

Attention toutefois : toutes les dépenses n’impliquent pas une telle déduction. Elles doivent, tout d’abord, être « nécessaires à l’exploitation de l’entreprise », poursuivent les pouvoirs publics.  Par ailleurs, l’administration française a établi une liste de dépenses éligibles à ce dispositif. Quels sont les frais de déplacement concernés ? On vous explique !

Récupération de la TVA : quels sont les frais de déplacement concernés ?

Pouvez-vous récupérer la TVA sur les frais d’hébergement ?

Vos collaborateurs doivent régulièrement dormir à l’hôtel lors de leurs déplacements professionnels ? La récupération de la TVA sur le paiement de leurs frais d’hébergement n’est pas possible. Le code général des impôts ne permet pas cette déduction pour les logements fournis au dirigeant et aux salariés. Il admet toutefois une exception : les dépenses d’hébergement pour le personnel de sécurité, de gardiennage ou de surveillance des chantiers ou dans les locaux de l’entreprise permettent, elles, de récupérer cette TVA. Par ailleurs, les dépenses pour des personnes extérieures à votre entreprise (client, fournisseur…) donnent également la possibilité de déduire la TVA.

 La TVA sur les frais de déplacement est-elle déductible ?

Tout comme les frais d’hébergement, les frais de transport ne permettent pas, sauf exception, de déduire la TVA, conformément au Code général des impôts. Cela vaut, quel que soit le mode de transport : train, métro, bus, avion ou encore bateau… Même chose pour les déplacements en taxi ou en VTC (voiture de transport avec chauffeur). Il existe toutefois, là aussi, une exception : si un prestataire ou un fournisseur refacture à votre entreprise ses frais de transport, alors vous pouvez récupérer la TVA sur cette facture.

Qu’en est-il de la location de véhicules ? Tout dépend du véhicule que vous utilisez. Il n’est pas possible de récupérer la TVA si vous louez une voiture. En revanche, s’il s’agit d’un utilitaire, vous avez la possibilité de la déduire.

La déduction de TVA sur le carburant — au taux de 20 % — est, quant à elle, possible. Elle varie en fonction du carburant et du véhicule utilisé à des fins professionnelles. Vous conduisez un utilitaire ? Alors vous pouvez récupérer la TVA en totalité sur l’essence, le gazole, le GPL et le GNV. Si vous êtes en voiture, la déduction s’élèvera à seulement 80 % de la taxe pour le gazole et l’essence (100 % pour le GPL et le GNV). Si vous utilisez un véhicule électrique (voiture comme utilitaire), la TVA pour la recharge est entièrement déductible.

Enfin, bonne nouvelle : la TVA au taux de 20 % sur les frais de péage est déductible entièrement, tout comme celle sur les frais de parking (taux de 20 % également). Il faut toutefois prendre en compte une subtilité pour cette dernière : tous les parkings fermés sont concernés par cette mesure (parking d’une entreprise, garage, zone de stationnement fermée par des barrières…) mais pas les places de stationnement dans les rues ouvertes à la circulation publique.

 Quelle déduction pour la TVA sur les frais de restauration ?

Vos salariés doivent régulièrement manger au restaurant dans le cadre de leurs déplacements professionnels ? Vous pouvez récupérer intégralement la TVA sur les frais de restauration — dont le taux est de 10 %, sauf exception, et de 20 % pour les boissons alcoolisées. Même chose dans le cadre de repas où les clients sont invités : l’ensemble de l’addition pourra être prise en compte. À noter, par ailleurs, que la TVA est récupérable pour tous les types de repas : la taxe sur le petit-déjeuner est donc, elle aussi, éligible à la déduction.

• Remboursement au réel ou au forfait ?

Attention : les modalités de la déduction de la TVA varient selon le mode de remboursement que vous avez mis en place dans votre entreprise. Si vous proposez à vos salariés un remboursement au réel, ils doivent vous fournir des notes de frais pour leurs différents repas. Elles vous permettront de récupérer l’intégralité de la TVA. En revanche, si vous avez mis en place un remboursement au forfait, vos salariés reçoivent une somme qu’ils pourront dépenser pour leurs frais de restauration. Dans ce cas-là, ils n’auront pas de note de frais à fournir et vous ne pourrez pas récupérer la TVA.

Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA ?

Premier point à avoir à l’esprit : soyez très rigoureux sur les documents à fournir pour justifier vos dépenses et celles de vos collaborateurs. Les factures doivent ainsi disposer de différentes mentions obligatoires : le détail des biens ou prestations, l’identification des différentes parties, la date, le total HT, le montant de la TVA et son pourcentage. Une exception est à noter : pour les frais de restaurant inférieurs à 150 euros, un ticket de caisse suffit. Il doit toutefois faire mention du montant de la TVA.

Pensez par ailleurs à détailler les différentes prestations sur une même facture, afin que les éléments donnant droit à une restitution de TVA puissent être distingués (le petit-déjeuner lors d’un hébergement par exemple). Autre réflexe à avoir : pour être valables, les factures doivent être libellées au nom de votre entreprise et non du salarié.

Une fois les différents justificatifs rassemblés et le total de la TVA récupérable calculé, ce montant pourra être précisé lors de la déclaration de TVA. Il sera déduit de la TVA collectée par votre entreprise.  Si la TVA déductible est supérieure aux taxes collectées, vous pourrez bénéficier d’un crédit de TVA. Vous aurez alors deux options : « reporter ce crédit d’impôt sur les périodes d’impositions suivantes » ou « demander le remboursement de la totalité ou d’une partie de [votre] crédit de TVA », précisent les pouvoirs publics.