Déplacement professionnel à l’étranger : quelles obligations pour l’employeur ?

Faut-il modifier le contrat de travail de votre salarié ?

Vous n’avez pas l’obligation d’insérer une clause de mobilité dans le contrat de travail de votre collaborateur. Toutefois, s’il effectue régulièrement des déplacements, cela peut être utile d’en rajouter une, afin de définir des règles claires. Pensez alors à indiquer avec précision la zone géographique où votre salarié peut être envoyé en déplacement. La définition d’une politique de voyage est également un bon moyen, pour l’entreprise, de communiquer les conditions des déplacements professionnels à ses équipes.

Déplacement professionnel : comment préparer le voyage d’un collaborateur ?

Informer le salarié

Premier réflexe à avoir : vous devez prévenir suffisamment à l’avance votre salarié, en lui précisant sa destination et la durée de son voyage d’affaires (qui ne peut excéder 90 jours consécutifs). Ce « délai de prévenance » lui permettra de prendre les dispositions nécessaires tant dans sa vie professionnelle (garde des enfants…) que professionnelle (notamment pour assurer la continuité des prestations de l’entreprise). Un délai qui est fixé à 48 heures minimum, mais qui peut être, par usage, plus important dans le cas d’un voyage à l’étranger.

Se renseigner sur les conditions sécuritaires et sanitaires

C’est l’un des points clés de la relation entre un salarié et son employeur. L’entreprise doit « prend[re] les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs », indique le code du travail. En conséquence, afin d’anticiper toute situation dangereuse, vous avez l’obligation de vous renseigner sur les conditions sanitaires et les risques pour la sécurité dans le pays où se rend votre collaborateur. Des informations que vous devez ensuite lui transmettre.

Accompagner le salarié dans ses démarches

Demande de visa, obtention d’une autorisation de séjour ou d’une carte professionnelle européenne pour les professions réglementées… Se déplacer à l’étranger est souvent synonyme de démarches administratives. Des démarches auxquelles vous devez prendre part, notamment en accompagnant votre collaborateur dans ses échanges avec les autorités du pays concerné.

Faut-il souscrire une assurance pour votre salarié ?

Vous avez l’obligation de faire une déclaration à la Sécurité sociale française avant le départ du salarié (formulaire CERFA n°60-3551 « avis de mission professionnelle à l’étranger »). Une démarche indispensable pour que ses éventuels frais de santé pour maladie et accidents du travail soient pris en charge.

Il est également conseillé de souscrire une assurance voyage professionnel afin que votre collaborateur bénéficie d’une meilleure couverture santé, adaptée au pays où il se rend, et de services étendus (rapatriement médical, responsabilité civile à l’étranger, garantie en cas de train annulé, bagages perdus…).

Quelles obligations lors du retour du salarié ?

La prise en charge de ses frais de déplacement professionnel

Les règles restent les mêmes que pour un déplacement en France : tous les frais de transport, d’hébergement et de repas doivent être pris en compte. Il touchera pour cela une indemnité de grand déplacement, qui intègre les frais supplémentaires liés à un voyage de longue distance – s’il remplit toutefois deux conditions : être à plus de 50 km de son domicile et avoir effectué un trajet supérieur à 1h30 en transports en commun.

La prise en compte du temps de travail effectif

Le temps passé dans les transports pour se rendre à l’étranger et en revenir est considéré comme du temps de travail effectif. Le salarié devra donc recevoir une compensation (financière ou sous forme de repos).