La politique de voyage : pour des déplacements professionnels sereins

Pour les entreprises, les voyages d’affaires représentent le deuxième poste de dépense le plus important après les salaires des employés. C’est pourquoi les entreprises les plus organisées disposent d’une politique de voyage (PVE), qui leur permet d’encadrer la façon dont se déplacent leurs collaborateurs, de réglementer et contrôler les dépenses liées aux voyages d’entreprise.

Illustration de deux employés debout avec des valises, symbolisant un voyage d'affaires.

©Wesley JvR/peopleimages.com/ Adobestock

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Qu’est-ce que la politique de voyage d’une entreprise ?

Une politique de voyage d’une entreprise est un document qui rassemble les procédures et règles relatives aux déplacements professionnels, mis à disposition des salariés.

Les objectifs d’une PVE sont de :

  • encadrer et contrôler les dépenses
  • aider les collaborateurs pour un voyage d’affaires organisé et réussi
  • garantir le bien-être et la sécurité des collaborateurs en déplacement

Effectivement, ce règlement agit comme un garde-fou contre les abus de dépenses, pour des achats qui pourraient être inutiles, déraisonnables ou inappropriés. Par ailleurs, il ne s’agit pas seulement de réaliser des économies puisque si l’URSSAF effectue un contrôle, la légitimité des notes de frais sera examinée attentivement.

La politique de voyage d’entreprise constitue donc un outil précieux qui doit avoir été longuement pensé et élaboré avec clarté par la direction, les ressources humaines et un gestionnaire de voyages d’affaires interne. D’autres services comme la direction des achats, la direction QHSE, le délégué du personnel, des employés concernés ou encore une agence de voyage pour professionnels, peuvent aussi être amenés à contribuer à sa conception.

Les avantages d’une politique de voyage

La rédaction de ce document est certes chronophage, mais il s’agit d’un investissement primordial que vous ne regretterez pas.

Les avantages pour l’entreprise :

  • un gain de temps grâce à une communication claire ;
  • des économies importantes (les entreprises qui disposent d’une PVE constatent une réduction de 20% de leur budget voyage) ;
  • des relations apaisées avec les collaborateurs.

Les avantages pour les collaborateurs :

  • un système équitable ;
  • autonomie et souplesse pour l’organisation d’un voyage d’entreprise tout en respectant les consignes ;
  • réduction des situations de confusion et de conflits avec la hiérarchie.

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Que contient une politique de voyage d’entreprise ?

Chaque entreprise possède sa propre PVE, adaptée à sa culture et à ses valeurs. Là où un grand groupe au fonctionnement traditionnel posera un cadre bien défini et plutôt strict, peut-être qu’une start-up agile avec peu d’employés leur autorisera plus de flexibilité lors des réservations de voyages.

Dans tous les cas, une politique de voyage d’entreprise comporte au moins les éléments suivants :

  • les modalités de réservation
  • les budgets à respecter (transports, hôtels, repas)
  • le processus de validation interne
  • les dépenses non prises en charge
  • les procédures de remboursement
  • les mesures relatives à l’assistance et à la sécurité

Ce document doit répondre aux questions essentielles que pourraient se poser les collaborateurs qui se déplacent dans le cadre de leur activité. Exemples :

  • Réservation : comment dois-je effectuer mes réservations ? Avec quels outils ou agences de voyage pour entreprises ?
  • Transport : quels sont les modes de transport autorisés ? Quelles consignes observer en cas d’utilisation d’un véhicule professionnel ?
  • Dépenses : quelle indemnité journalière m’est allouée ? Quel est le prix maximum autorisé pour des voyages en train ?
  • Sécurité : que dois-je faire si j’ai un problème voire une urgence ? Quelle compagnie m’assure ?

4 conseils pour concevoir une politique de voyage efficace

Votre politique de voyage va constituer le document de référence pour tout collaborateur qui doit effectuer un déplacement professionnel. Voici quelques recommandations basiques pour élaborer la meilleure PVE possible.

1. Définir les objectifs de la politique de voyage

Dans la plupart des cas, le principal objectif d’une politique de voyage d’entreprise est de maîtriser les coûts, tout en assurant le bien-être des collaborateurs en déplacement. Peut-être souhaitez-vous également aider la prise de décision relative aux voyages d’affaires ? Améliorer la communication interne ? Être en conformité avec le cadre légal ?

Définir clairement des objectifs vous donnera une ligne conductrice pour faciliter l’élaboration de cette politique de gestion de déplacements professionnels.

2. Tenir compte des besoins des collaborateurs

Le risque d’une PVE est qu’elle se concentre sur la maîtrise des coûts aux dépens du bien-être du collaborateur. Par exemple, un salarié fatigué par un long trajet et installé dans un hôtel bas de gamme, aura moins de chances d’être efficace. Par conséquent, il est aussi dans l’intérêt de l’entreprise de penser à son confort.

Pour éviter les frustrations, tâchez de proposer plusieurs options à vos collaborateurs en termes de transport, d’hébergement, de possibilités de réservation. Vous pouvez toujours limiter les coûts en indiquant un montant maximum à ne pas dépasser par trajet selon la destination et par nuit d’hôtel.

Afin que votre politique de voyage réponde réellement aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs, l’idéal est de la co-construire avec les principaux concernés. En effet, les salariés qui voyagent régulièrement dans le cadre de leur activité sont les plus à même d’exposer leurs réalités et problèmes vécus en déplacement et de partager leurs idées en tant que futurs utilisateurs.

3. Un document clair et précis que les collaborateurs auront envie de lire

Certaines politiques de voyage d’entreprise ne sont pas respectées, car elles sont :

  • difficiles à comprendre et personne ne les lit ;
  • pas présentées de la bonne façon ni diffusées par les bons canaux de communication ;
  • perçues comme trop bureaucratiques ;
  • déconnectées de la réalité et non représentatives des expériences des voyageurs d’affaires ;
  • dépourvues d’outils adéquats et efficaces pour les faire appliquer.

Une politique de voyage ne doit pas être conçue comme une liste ennuyante et contraignante de règles à respecter et d’interdictions que vos collaborateurs liront en soupirant. Vous devez certes établir des mesures, mais vous pouvez le faire avec positivité et tact, en offrant aussi un minimum de flexibilité. D’autre part, faites en sorte que ce document soit attractif, agréable à lire et facilement compréhensible pour tous.

4. S’assurer que tout le monde connaisse la politique de voyage

Avoir une politique de voyage est une excellente chose, mais si personne ne sait qu’elle existe, à quoi bon ? En 2024, se contenter d’envoyer une politique de voyage sous format PDF par mail à tout le monde est évidemment peu productif voire inutile. Pourquoi ne pas investir dans une solution digitale spécialement dédiée à la gestion des voyages d’affaires ?

Voici quelques suggestions pour informer au mieux les salariés de l’existence de cette politique de voyage, mais aussi leur permettre de contribuer à son évolution au fil des ans :

  • la rendre facilement accessible via des outils adaptés ;
  • annoncer sa publication et ses mises à jour dans une newsletter interne ;
  • créer un espace spécialement dédié au voyage dans l’intranet de l’entreprise ;
  • proposer de remplir un questionnaire de satisfaction chaque année.

Une politique de voyage d’entreprise doit être claire, pertinente, adaptée et visible... et bien sûr, elle pourra être amenée à évoluer au fur et à mesure du développement de l’entreprise.